Regelement/statuten

Huishoudelijk Reglement Vereniging Dorpsraad Aerdt
10 juni 1998

Artikel 1 – Vaststelling Huishoudelijk Reglement:
Het Huishoudelijk Reglement is vastgesteld overeenkomstig artikel 20 van de Statuten van de Dorpsraad Aerdt tijdens de Algemene Ledenvergadering van de Dorpsraad Aerdt.

Artikel 2 – Naam:
De Vereniging draagt de naam “Dorpsraad Aerdt” en is opgericht voor onbepaalde tijd.

Artikel 3 – Zetel:
Zij heeft haar zetel te Aerdt, gemeente Rijnwaarden

Artikel 4 – Doel:
De vereniging heeft ten doel:
Aerdt voor zijn bewoners leefbaar te houden en deze leefbaarheid uit te breiden, te bevorderen en te waarborgen;
Het bevorderen van het welzijn van de inwoners;
De karakteristieke kenmerken van Aerdt met al zijn tradities voor het nageslacht te bewaren;
Alert te zijn op invloeden die de leefbaarheid en het karakter van Aerdt aantasten (zie voor uitgebreide tekst de staturen).

Artikel 5 – Leden:
Leden van de Dorpsraad Aerdt kunnen zijn die bewoners van Aerdt, die de leeftijd van 12 jaar hebben bereikt. Minderjarigen dienen bij aanmelding een schriftelijke toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger over te leggen.

Artikel 5.1.- Toelating leden:
a: Het Bestuur beslist omtrent de toelating van leden.
b: Bij niet toelating kan de Algemene Ledenvergadering alsnog tot toelating besluiten.

Artikel 5.2 – Ledenregister:
Het Bestuur houdt een ledenregister bij waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen, uitsluitend bestemd voor intern gebruik.

Artikel 5.3 – Einde lidmaatschap:
Het einde van het lidmaatschap is in art. 6 van de statuten onder 1 t/m 10 vastgelegd en behoeft geen nadere aanvulling.

Artikel 6 – Donateurs:
1. Donateurs zijn natuurlijke personen die zich bereid hebben verklaard de vereniging financieel te steunen.
2. Ook bedrijven kunnen donateur worden om de vereniging te steunen.

Artikel 7 – Contributie:
De jaarlijkse bijdrage voor leden en donateurs worden ieder jaar door de Algemene Vergadering vastgesteld. Leden en donateurs zijn gehouden tot het betalen van deze bijdrage.

Artikel 8 – Samenstelling Bestuur:
1. Het Bestuur bestaat in principe uit negen personen, die door de Algemene Ledenvergadering uit de meerderjarige leden wordt benoemd.
2. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden in functie gekozen.
3. Het aantal bestuursleden kan nader door de Algemene Ledenvergadering worden vastgesteld, doch moet tenminste drie bedragen.

Artikel 9 – Lidmaatschap/ontslag, schorsing Bestuur:
1. Art. 9, 1 t/m 3 regelt het lidmaatschap c.q. ontslag/schorsing van het Bestuur.
2. Het Bestuur kan bij tussentijds vertrek van een bestuurslid een vervanger aanzoeken. Deze vervanger is uitsluitend gerechtigd hand- en spandiensten te verrichten en heeft derhalve geen stemrecht totdat hij/zij door de Algemene Ledenvergadering is gekozen.
3. Rooster van aftreden: (uitgaande van een bestuur van 9 leden)
a. Per jaar treden drie bestuursleden af en zijn steeds herkiesbaar tot het moment dat zij negen jaar aaneensluitend bestuurslid zijn geweest. Verkiezing dient plaats te vinden tijdens de jaarvergadering.
b. 1e jaar: A 1 penningmeester,
2 vice-voorzitter,
3 1e commissaris
2e jaar: B 1 secretaris,
2 2e penningmeester,
3 2e commissaris

3e jaar: C 1 voorzitter,
2 2e secretaris,
3 3e commissaris
c. Schema van aftreden:
1998: groep A
1999: groep B
2000: groep C
2001: groep A
2002: groep B
2003: groep C
2004: groep A
2005: groep B
2006: groep C
etcetera.
d. Bij tussentijds aftreden van een bestuurslid rouleert de
opvolg(st)er mee in de desbetreffende groep.
4. De Dorpsraad wil in principe politiek onafhankelijk zijn.
Hieruit vloeit voort dat in het algemeen bestuur geen personen zitting kunnen hebben welke deel uitmaken van het bestuur van een politieke partij en/of deel uitmaken van de gemeenteraad. Eveneens dienen die personen die op een kieslijst staan hun bestuursfunctie neer te leggen.

Artikel 10 – Bestuursfunctie en besluitvorming:
1. a. Het Bestuur kan voor de voorzitter, secretaris en penningmeester een vervanger aanwijzen. Een bestuurslid kan gedurende maximaal één jaar meer dan één functie bekleden.
b. Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen tezamen het Dagelijks Bestuur.
2. a. Van iedere vergadering worden door de secretaris notulen opgemaakt, die vervolgens door de betreffende vergadering worden vastgesteld en voorts door de voorzitter en secretaris worden getekend.
b. Het gestelde in art. 10, lid 2.a. geldt voor alle vergade-
ringen, te weten:
Dagelijks Bestuur,
Algemeen Bestuur,
Algemene Ledenvergadering,
vergadering c.q. bespreking met buitenstaanders, commissievergaderingen, etcetera.
3. a. Besluitvorming:
In alle vergaderingen worden besluiten genomen met een
absolute meerderheid van uitgebrachte stemmen.
In art. 16 van de statuten staan regels welke gehanteerd
dienen te worden bij besluitvorming in de Algemene Leden-
vergadering. Deze gelden in principe bij eventuele geschillen ook voor andere vergaderingen binnen de Dorpsraad.

Artikel 11 – Bestuurstaak:

1. De bestuurstaak c.q. -vertegenwoordiging:
In art. 11 van de statuten staan uitgebreid omschreven de taken en bevoegdheden van het Bestuur. In hoofdzaak betreft dit handelingen ten aanzien van buitenstaanders.

2. Binnen de vereniging hebben de respectievelijke bestuursleden de volgende taken:
a. voorzitter:
– De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van Bestuur en leden. De voorzitter zorgt voor een goed
overleg binnen het Bestuur en coördineert de diverse werk- zaamheden zowel binnen het Bestuur als de commissies onder- ling.
– De voorzitter zorgt in het bijzonder voor de uitvoering van de door de ledenvergadering en het Bestuur genomen besluiten.
– De voorzitter tekent tezamen met de secretaris alle uitgaande korrespondentie van de vereniging.
– De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging naar buiten in besprekingen met derden. Zo nodig kan hij deze bevoegdheid geheel of gedeeltelijk delegeren aan andere bestuursleden.
– Als vertegenwoordiger van het Bestuur heeft de voorzitter toegang tot alle vergaderingen, behalve tot die vergadering van een commissie die een onderzoek naar zijn beleid
uitvoert.
b. De vice-voorzitter assisteert zo nodig de voorzitter en treedt bij ontstentenis als zijn vervanger op.
c. Secretaris:
– De secretaris is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de schriftelijke activiteiten binnen de vereniging.
– De secretaris voert alle korrespondentie van de vereniging en houdt een archief bij van alle uitgaande stukken.
– De secretaris beheert alle binnenkomende stukken en dient alert actie te ondernemen indien binnenkomende korresponden- tie daartoe aanleiding geeft.
– De secretaris beheert het archief, hetwelk alle op de vereniging vallende stukken moet bevatten, op systematisch en geordende wijze.
De notulen van vergaderingen, het jaarverslag en het
financiële jaarverslag dienen tenminste tien jaren bewaard te blijven. De overige stukken maximaal vijf jaar.
– De secretaris is verantwoordelijk voor:
. het contact tussen Bestuur en leden
. de voorbereiding van alle vergaderingen
. het notuleren van alle vergaderingen, welke na goedkeuring door voorzitter èn secretaris worden getekend
. eventueel verlengen van contracten en overeenkomsten
– voortgangscontrole op de uitgezette actiepunten
. het bijhouden van de ledenadministratie (eventuele
lidmaatschapsbewijzen)
. opmaak van het jaarverslag.
d. Plaatsvervangend (plv) secretaris:
De plv. secretaris assisteert en vervangt zo nodig de secretaris, en is verantwoordelijk voor een goed verloop
van de verspreiding en eventueel inzamelen van drukwerk
onder de leden en eventueel de overige inwoners van Aerdt.
e. Penningmeester:
De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de verenigingsfinanciën. Na afloop van het boekjaar verzorgt de penningmeester de balans, de rekening van baten en lasten, alsmede de begroting.
De penningmeester tekent alle betalingsopdrachten, die voortvloeien uit de goedgekeurde begroting.
Voor betalingen, die niet uit de begroting voortvloeien is tevens een handtekening vereist van het Dagelijks Bestuur.
De penningmeester houdt samen met de secretaris een nauwkeu- rige administratie bij van de ledencontributie, van donateurs en andere begunstigers.
f. Plaatsvervangend (plv) penningmeester assisteert en vervangt zo nodig de penningmeester.
g. Commissaris:
De commissaris kan worden belast met bepaalde taken en kan tevens optreden als voorzitter van een door het Algemeen Bestuur of de vereniging gevormde commissie.
h. Bij ontstentenis van een bestuurslid wordt door het Bestuur een plaatsvervanger aangewezen, voorzover daarin niet is voorzien in de statuten of het Huishoudelijk Reglement.
Wanneer een bestuurslid langer dan één jaar is verhinderd zijn functie te vervullen, wordt zijn mandaat vervallen verklaard. Ingeval van ziekte heeft het Bestuur het recht
deze termijn te verlengen.

3. Commissies
Conform de statuten kan het Bestuur onderdelen van haar taak doen voorbereiden, eventueel doen uitvoeren door een commissie.
– De commissie heeft als voorzitter een lid van het Algemeen Bestuur.
– De commissie heeft als taak het Bestuur te ondersteunen en te adviseren.
– In bepaalde gevallen kan het Bestuur ook uitvoerende taken aan een commissie delegeren.
Dit wordt per geval binnen het Bestuur vastgesteld.
– Uitgaande stukken van een commissie behoeven de goedkeuring van het Bestuur en dienen via de secretaris te worden
verzonden en door hem mede te worden ondertekend.
– De taken en bevoegdheden van diverse commissies en de afbakening van onderwerpen ten opzichte van andere commissies worden vastgesteld door middel van een instellingsbeschik- king.

Artikel 12 – Jaarverslag, -rekening en verantwoording:
De overdracht van bescheiden, gelden of eigendommen van de vereniging welke bij bestuursleden berusten, moet binnen veertien dagen na schorsing of aftreden plaats hebben.
Wanneer gedurende het boekjaar een wisseling van penningmeester plaatsvindt, die er voor de overdracht van de bescheiden een controle door de kascommissie plaats te vinden.
De kascommissie bestaat uit twee leden, die op de jaarvergadering worden gekozen. Jaarlijks treedt één lid af, en is niet terstond herkiesbaar.
De kascommissie doet schriftelijk verslag aan het Bestuur uiterlijk drie weken voor de jaarvergadering. Dit verslag wordt op de jaarvergadering ter kennis van de leden gebracht.
Artikel 13 – Algemene Ledenvergadering:
De vereniging houdt een Algemene Ledenvergadering in het voorjaar. Verder kan de vereniging een ledenvergadering houden indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Artikel 14 – Bijeenroeping Algemene Ledenvergadering:

1. Leden kunnen bij de secretaris voorstellen indienen uiterlijk drie weken voor een Algemene Ledenvergadering, zodat deze in de agenda kunnen worden opgenomen.
2.Bestuursvergaderingen:
– Het Dagelijks Bestuur (DB) bereidt de vergaderingen voor.
– Bestuursvergaderingen worden gehouden zo dikwijls als het DB zulks nodig acht, alsmede indien drie bestuursleden de wens hiertoe uiten. De voorzitter is dan verplicht binnen veertien dagen nadat het verzoek hem heeft bereikt een bestuursverga- dering uit te schrijven.
– Bestuursvergaderingen dienen veertien dagen voor de betref- fende datum middels een agenda aan de bestuursleden te worden bekend gemaakt. Het is wenselijk voor het verenigingsjaar een vergaderschema van Bestuurs- en Algemene Ledenvergadering vast te stellen.
– In een Bestuursvergadering kunnen slechts rechtsgeldig
besluiten worden genomen indien tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig is en de presentielijst heeft
getekend. In een bestuursvergadering kunnen besluiten van
regelende aard of besluiten die geen uitstel verdragen rechtsgeldig worden genomen, mits met volstrekte meerderheid van stemmen.

Artikel 15 – Huishoudelijk Reglement:
Het Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de statuten en is hiermee niet in strijd.
Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement kunnen alleen worden aangebracht op voorstel van het Algemeen Bestuur en op voorstel van een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van ééntiende gedeelte der stemmen van het ledenbestand.
De wijzigingen dienen te worden goedgekeurd op een Algemene
Ledenvergadering.

Aldus besloten op de Algemene Ledenvergadering d.d. 10 juni 1998
gehouden in het Dorpshuis te Aerdt.